Evaluasi Proyek

(Evaluasi Proyek : April 2007)
Feasibilitas suatu proyek dapat diukur dengan menggunakan berbagai macam tingkat kelayakan, antara lain Kelayakan teknis, kelayakan ekonomi dan finansial, kelayakan politis, dan kelayakan administratif. Untuk mengukur tingkat kesuksesan suatu proyek maka diperlukan studi, antara lain menggunakan studi kelayakan teknis dengan asumsi proyek tersebut sedini mungkin dapat diprediksi hasilnya sebelum proyek tersebut dijalankan.

Studi Kelayakan teknis berkaitan dengan pertanyaan apakah secara teknis, proyek tersebut dapat dilaksanakan ? dan secara efektif dapat menjawab atas pertanyaan sebagai berikut ;

Keputusan-keputusan apa yang harus diambil untuk memastikan terlaksananya efektifitas manajemen dan efektifitas penggunaan teknologi informasi ?

Siapa yang harus membuat keputusan-keputusan berkaitan dengan penggunaan Teknologi informasi ?

Bagaimana keputusan- keputusan ini dibuat dan dimonitor ?

Contoh : bagaimana manajemen penggunaan teknologi informasi agar dapat menghasilkan output yang maksimal, dapat membantu proses pengolahan data, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah?

Kelayakan Teknis
Dua kriteria prinsip yang termasuk dalam katagori teknis adalah: efektivitas dan ketercukupan (adequacy). Efektif berarti proyek dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Tetapi, seringkali pencapain tujuan tidak selalu dapat diukur hanya dengan keberadaan proyek tersebut.

Sering banyak faktor yang lain ikut mempengaruhi, antara lain cara langsung dan cepat untuk memprediksi kelayakan teknis adalah dengan cara melihat apakah proyek tersebut secara teknis dapat dilaksanakan di tempat lain. Tetapi, perlu diwaspadai faktor-faktor lain yang mempengaruhi keberhasilan proyek tersebut, beberapa dimensi efektif dalam suatu proyek meliputi : langsung atau tidak langsung, jangka panjang atau jangka pendek, bisa dikuantitatifkan atau tidak, mencukupi atau tidak.

Proyek dikatakan berpengaruh langsung bila pengaruh tersebut memang menjadi tujuan proyek tersebut; pengaruh tidak langsung merupakan pengaruh ikutan, yang sebenarnya bukan menjadi tujuan proyek tersebut. Contoh, pengaruh langsung, jika optimalisasi penggunaan sistim infomasi dan komunikasi akan mempunyai dampak yang serius terhadap beberapa aspek antara lain; efisiensi waktu dan biaya, perubahan alat kerja (hardware) menjadi lebih terintegrasi, profesionalisme, dan budaya kerja.

Hal ini merupakan dampak dari tujuan yang harus dipenuhi sebagai alat pendukung terselenggaranya suatu proyek, tetapi bila pembangunan sistim informasi dan komunikasi tersebut juga dapat meningkatkan partisipasi dan respon positif dari masyarakat maka hal tersebut merupakan pengaruh tidak langsung.

Kategori pengaruh menjadi jangka panjang dan jangka pendek tergantung pada jenis program. Seberapa jauh jangka panjang suatu proyek, sangat relatif, berbeda dari satu program ke program lain. Sebagai logika umum, jangka panjang berarti jauh ke masa depan, sedangkan jangka pendek adalah waktu yang segera tiba. Contoh, Untuk jangka pendek, dibutuhkan kehandalan aparat atau profesionalitas dalam hal pemberian pelayanan kepada masyarakat, perubahan sistim kerja, dan lain-lain, tapi dalam jangka panjang tidak akan diperlukannya tenaga manusia untuk melakukan banyak pekerjaan yang akan mengkibatkan terjadinya penggurangan pegawai karena perubahan sistim.

Beberapa pengaruh dapat diukur secara kuantitatif, sedangkan sisanya perlu dicari cara lain. Contoh: perubahan hardware yang digunakan sebagai dukungan kinerja para pegawai, sedangkan perubahan pelayanan menjadi lebih cepat dan efektif sulit untuk dikualitatifkan. perubahan hardware dapat dikuantitatifkan, sedangkan perubahan pelayanan sulit untuk dikuantitatifkan.

Dalam hal ketercukupan: suatu proyek mungkin tidak dapat mencukupi hal-hal yang menjadi tujuan atau tidak cukup mengatasi permasalahan. contoh: proyek pengembangan sistim informasi dan komunikasi secara konseptual mempunyai efek positif dengan harapan terjadi evolusi dan perbaikan kinerja aparat birokrat. Jika efektif dan efisien hanya sebuah slogan tanpa diikuti perubahan dan paradigma serta prilaku aparat birokrat maka proyek tersebut akan menjadi sebuah hiasan mewah dan pelengkap dalam organisasi. [cht]