Analisis Jabatan

(Manajemen Personalia : 2003)
Untuk dapat melaksanakan seleksi pada calon-calon pengawai dengan sebaik-baiknya. Maka perlu terlebih dahulu diketahui keterangan-keterangan yang lengkap tentang jabatan yang hendak diisi. Karenanya sebelum diadakan seleksi, maka haruslah terlebih dahulu ada kriteria yang obyektif dalam melakukan pemilihan tersebut.

Job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut dapat diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dapat menilai jabatan itu guna sesuatu keperluan.

Analisis jabatan bukan saja dapat dipergunakan untuk menentukan syarat fisik dan syarat mental dari pegawai yang akan memangku sesuatu jabatan, tetapi dapat pula dipergunakan untuk tujuan lain. Karenanya analisa jabatan itu dapat dibedakan atas empat macam sesuai dengan tujuan analisis jabatan itu, adalah

Job Analysis for Personal Specifications
Menentukan syarat mental yang bagaimana yang dibutuhkan dari seseorang untuk dapat sukses dalam memangku sesuatu jabatan

Job Analysis for Training Purposes
Menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan sesuatu kepada seorang pegawai baru. Analisis jabatan jenis kedua ini dipergunakan guna kebutuhan latihan atau pendidikan

Job Analysis for Setting rates dan
Menentukan nilai-nilai masing-masing jabatan dalam sesuatu badan usaha sehingga dengan demikian dapat ditentukan tingkat upah masing-masing jabatan itu secara adil

Job Analysis for Method Improvements
Mempermudah cara bekerja pegawai pada sesuatu jabatan tertentu, yakni bermaksud untuk menghilangkan segala gerak-gerak yang tidak perlu

Analisis jabatan untuk spesifikasi personalia berusaha mendapatkan empat jenis informasi dari sesuatu jabatan tertentu. Keempat jenis informasi ini adalah sebagai berikut

1. What is done
2. Personne qualidications to do it
3. Job responsibilities
4. Working conditions

Jenis informasi yang pertama menjelaskan jawaban dari pertanyaan apa yang dikerjakan, bagaimana cara mengerjakan, dan alat serta bahan-bahan apa yang dipergunakan, untuk mengerjakannya. Jenis informasi kedua menjelaskan akan keahlian, pengetahuan, latihan dan kekuatan badan, pendeknya syarat-syarat mental dan syarat fisik yang dibutuhkan oleh jabatan tertentu itu. Seorang penulis mengatakan, bahwa informasi yang harus diperoleh dalam analisis jabatan, digolongkan sebagai berikut

1. Penentuan nama pekerjaan
2. Tugas-tugas, kewajiban, hak, tanggung jawab dan wewenang yang dibebankan kepada petugasnya
3. Sifat pekerjaan
4. Syarat mental, pengetahuan, fisik, kemahiran, jenis serta umur yang diperlukan untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik
5. Lingkungan dimana pekerjaan itu dilakukan

Fakta-fakta yang dicantumkan dalam sesuatu job analysis merupakan pegangan atau ukuran dalam pemilihan pegawai yang memangku jabatan tertentu itu. Artinya orang yang dipilih memangku jabatan A haruslah orang yang memenuhi syarat sebagai dicantumkan dalam analisis jabatan A

Manfaat Analisis Jabatan
Job Analysis dapat dianggap merupakan alat bagi pimpinan dalam memecahkan masalah kemanusiaan. Hal ini disebabkan analisis jabatan dapat memberikan bantuannya dalam banyak hal, yaitu

1. dalam penarikan, seleksi dan penempatan pekerja
2. dalam pendidikan
3. dalam penilaian jabatan
4. dalam perbaikan syarat-syarat pekerjaan
5. dalam perencanaan organisasi
6. dalam pemindahan dan promosi

Kegunaan Analisis Jabatan Bagi Organisasi

Perencanaan dan Penyusunan Kerja

• Dalam perencanaan sumber daya manusia untuk membandingkan kecakapan yang diperlukan dengan kecakapan yang sesungguhnya dari pegawai untuk membandingkan hakikat jabatan yang akan datang
• Dalam penarikan tenaga kerja, untuk menentukan jenis pegawai apakah yang akan ditarik dan untuk menentukan pembayaran yang menarik
• Dalam seleksi, untuk emmberikan standar-standar syarat ujian bagi para pelamar dan untuk membenarkan kriteria seleksi

Pengembangan Pegawai

• Dalam orientasi untuk memberikan informasi pegawai tentang apa yang diharapkan dan untuk menentukan standar pelaksanaan pekerjaan yang layak
• Dalam pelatihan, untuk mengetahui tujuan pelatihan dalam merencanakan program pelatihan
• Dalam penilaian pelaksanaan pekerjaan, untuk membenarkan kriteria yang digunakan dalam menilai pelaksanaan pekerjaan
• Dalam perencanaan karier, untuk merencanakan kemajuan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain yang logis

Pemeliharaan Pegawai

• Dalam kompensasi, untuk melaksanakan evaluasi jabatan
• Dalam keselamatan dan kesehatan pegawai, untuk mengetahui risiko yang mungkin dalam lingkungan kerja
• Dalam hubungan ketenagakerjaan, untuk mengadakan perundingan dengan serikat kerja tentang tanggung jawab jabatan [cht]
  

______________
Drs. D.S. Widodo, Analisa Pekerjaan, Bulletin No. 3/1969, BPA Universitas Gadjah Mada, 1969, p. 16
Drs. Moekijat, Analisis Jabatan, Penerbit, CV. Mandar Maju, 1998, hal, 49
Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt Sauders, Tokyo, 1982, halaman 115