Analisis Jabatan

(Manajemen Personalia : 2003)
Untuk dapat melaksanakan seleksi pada calon-calon pengawai dengan sebaik-baiknya. Maka perlu terlebih dahulu diketahui keterangan-keterangan yang lengkap tentang jabatan yang hendak diisi. Karenanya sebelum diadakan seleksi, maka haruslah terlebih dahulu ada kriteria yang obyektif dalam melakukan pemilihan tersebut.

Job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut dapat diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dapat menilai jabatan itu guna sesuatu keperluan.

Analisis jabatan bukan saja dapat dipergunakan untuk menentukan syarat fisik dan syarat mental dari pegawai yang akan memangku sesuatu jabatan, tetapi dapat pula dipergunakan untuk tujuan lain. Karenanya analisa jabatan itu dapat dibedakan atas empat macam sesuai dengan tujuan analisis jabatan itu, adalah

Job Analysis for Personal Specifications
Menentukan syarat mental yang bagaimana yang dibutuhkan dari seseorang untuk dapat sukses dalam memangku sesuatu jabatan

Job Analysis for Training Purposes
Menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam mengajarkan sesuatu kepada seorang pegawai baru. Analisis jabatan jenis kedua ini dipergunakan guna kebutuhan latihan atau pendidikan

Job Analysis for Setting rates dan
Menentukan nilai-nilai masing-masing jabatan dalam sesuatu badan usaha sehingga dengan demikian dapat ditentukan tingkat upah masing-masing jabatan itu secara adil

Job Analysis for Method Improvements
Mempermudah cara bekerja pegawai pada sesuatu jabatan tertentu, yakni bermaksud untuk menghilangkan segala gerak-gerak yang tidak perlu

Analisis jabatan untuk spesifikasi personalia berusaha mendapatkan empat jenis informasi dari sesuatu jabatan tertentu. Keempat jenis informasi ini adalah sebagai berikut

1. What is done
2. Personne qualidications to do it
3. Job responsibilities
4. Working conditions

Jenis informasi yang pertama menjelaskan jawaban dari pertanyaan apa yang dikerjakan, bagaimana cara mengerjakan, dan alat serta bahan-bahan apa yang dipergunakan, untuk mengerjakannya. Jenis informasi kedua menjelaskan akan keahlian, pengetahuan, latihan dan kekuatan badan, pendeknya syarat-syarat mental dan syarat fisik yang dibutuhkan oleh jabatan tertentu itu. Seorang penulis mengatakan, bahwa informasi yang harus diperoleh dalam analisis jabatan, digolongkan sebagai berikut

1. Penentuan nama pekerjaan
2. Tugas-tugas, kewajiban, hak, tanggung jawab dan wewenang yang dibebankan kepada petugasnya
3. Sifat pekerjaan
4. Syarat mental, pengetahuan, fisik, kemahiran, jenis serta umur yang diperlukan untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik
5. Lingkungan dimana pekerjaan itu dilakukan

Fakta-fakta yang dicantumkan dalam sesuatu job analysis merupakan pegangan atau ukuran dalam pemilihan pegawai yang memangku jabatan tertentu itu. Artinya orang yang dipilih memangku jabatan A haruslah orang yang memenuhi syarat sebagai dicantumkan dalam analisis jabatan A

Manfaat Analisis Jabatan
Job Analysis dapat dianggap merupakan alat bagi pimpinan dalam memecahkan masalah kemanusiaan. Hal ini disebabkan analisis jabatan dapat memberikan bantuannya dalam banyak hal, yaitu

1. dalam penarikan, seleksi dan penempatan pekerja
2. dalam pendidikan
3. dalam penilaian jabatan
4. dalam perbaikan syarat-syarat pekerjaan
5. dalam perencanaan organisasi
6. dalam pemindahan dan promosi

Kegunaan Analisis Jabatan Bagi Organisasi

Perencanaan dan Penyusunan Kerja

• Dalam perencanaan sumber daya manusia untuk membandingkan kecakapan yang diperlukan dengan kecakapan yang sesungguhnya dari pegawai untuk membandingkan hakikat jabatan yang akan datang
• Dalam penarikan tenaga kerja, untuk menentukan jenis pegawai apakah yang akan ditarik dan untuk menentukan pembayaran yang menarik
• Dalam seleksi, untuk emmberikan standar-standar syarat ujian bagi para pelamar dan untuk membenarkan kriteria seleksi

Pengembangan Pegawai

• Dalam orientasi untuk memberikan informasi pegawai tentang apa yang diharapkan dan untuk menentukan standar pelaksanaan pekerjaan yang layak
• Dalam pelatihan, untuk mengetahui tujuan pelatihan dalam merencanakan program pelatihan
• Dalam penilaian pelaksanaan pekerjaan, untuk membenarkan kriteria yang digunakan dalam menilai pelaksanaan pekerjaan
• Dalam perencanaan karier, untuk merencanakan kemajuan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain yang logis

Pemeliharaan Pegawai

• Dalam kompensasi, untuk melaksanakan evaluasi jabatan
• Dalam keselamatan dan kesehatan pegawai, untuk mengetahui risiko yang mungkin dalam lingkungan kerja
• Dalam hubungan ketenagakerjaan, untuk mengadakan perundingan dengan serikat kerja tentang tanggung jawab jabatan [cht]
  

______________
Drs. D.S. Widodo, Analisa Pekerjaan, Bulletin No. 3/1969, BPA Universitas Gadjah Mada, 1969, p. 16
Drs. Moekijat, Analisis Jabatan, Penerbit, CV. Mandar Maju, 1998, hal, 49
Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt Sauders, Tokyo, 1982, halaman 115

Wisuda AKIP & AIM Tahun 2008

Blogger mengucapkan Selamat dan Sukses kepada Wisudawan Taruna Akademi Ilmu Pemasyarakatan (AKIP) Angkatan 40 dan Taruna Akademi Imigrasi (AIM) Angkatan 10, yang telah diwisuda pada hari Selasa tanggal 16 Desember 2008 oleh Bapak Menteri Hukum dan HAM RI, Andi Mattalata. [cht]

"Semoga sukses dalam meniti karir di lingkungan pekerjaan masing-masing, amin"

Study Banding Blogger ke Pemkab Jembrana

[cht]

Pengembangan Sumber Daya Manusia

(TKA, Bab II - 2008) Pembangunan suatu bangsa memerlukan asset pokok yang disebut sumber daya (resources), baik sumber daya alam (natural resources), maupun sumber daya manusia (human resources). Kedua sumber daya tersebut sangat penting dalam menentukan keberhasilan suatu pembangunan. Hal ini dapat diamati dari kemajuan-kemajuan suatu Negara sebagai indikator keberhasilan pembangunan bangsa tersebut.

Upaya yang dilakukan oleh Birokrasi dalam meningkatkan kompetensi pegawai serta menentukan indikantor keberhasilan pencapaian tujuan organisasi sangat bergantung kepada SDM yang dimiliki dan strategi organisasi. Dengan menerapkan Manajemen SDM berbasis kompetensi, Birokrasi diharapkan bisa lebih efisien dan efektif dalam melakukan pengembangan kemampuan pegawainya.

Oleh sebab itu, seorang pegawai sebagai makhluk individu maupun sebagai makhluk sosial mempunyai berbagai macam kebutuhan material, kebendaan, maupun kebutuhan nonmaterial. Maslow dalam Notoatmodjo, mengklasifikasikan kebutuhan tersebut dalam tingkatan kebutuhan yang selanjutnya disebut hierarki kebutuhan sebagai berikut :

Gambar : 1 Hierarki Kebutuhan Manusia Menurut Maslow

Kebutuhan Fisiologis :

Ketiga kebutuhan fisiologis ini (pangan, sandang dan papan) pada kenyataannya harus dipenuhi secara bersama-sama, dan tidak berarti bahwa pangan lebih penting daripada sandang dan sandang lebih penting daripada perumahan. Sehingga ketiga macam pokok kebutuhan fisiologis ini adalah merupakan kebutuhan yang seharusnya terpenuhi secara minimum.

Kebutuhan Jaminan Keamanan :

Secara naluri manusia membutuhkan rasa aman (safety need), untuk itu manusia ingin bebas dari segala bentuk ancaman. Bagi seorang pegawai atau karyawan di suatu organisasi atau institusi, rasa aman ini juga harus diterima. Seorang karyawan harus bebas dari ancaman pemutusan hubungan kerja misalnya. Karyawan sebagai sumber daya manusia suatu organisasi juga harus bebas dari segala bentuk ancaman, dan perlakuan yang tidak manusiawi. Dengan kondisi ini, maka sumber daya dapat berkembang dengan baik, dan hal ini memerlukan upaya pengembangan sumber daya manusia.

Kebutuhan yang Bersifat Sosial :

Lembaga atau institusi kerja pada hakikatnya adalah kelompok atau organisasi masyarakat. Oleh sebab itu instansi ini juga dapat merupakan tempat pemenuhan kebutuhan sosial bagi para karyawannya. Pengorganisasian atau pengelolaan karyawan yang baik dan merupakan manifestasi pengembangan sumber daya manusia adalah apabila, instansi atau tempat bekerja tersebut merupakan suatu tempat yang dapat memenuhi kebutuhan sosial bagi para karyawannya.

Kebutuhan yang Bersifat Pengakuan dan Penghargaan :

Didalam suatu kantor atau institusi kerja, seorang karyawan juga memerlukan pengakuan dan penghargaan. Seberapa rendah atau kecilnya jabatan atau pekerjaan seseorang di suatu kantor, karyawan tersebut perlu memperoleh penghargaan. Penghargaan ini juga bukan semata-mata berupa benda atau materi, tetapi juga berupa nonmateri misalnya, pujian, sapaan, perhatian dan sebagainya.

Menurut Maslow dalam Notoatmodjo, dari urutan-urutan tersebut dapat disimpulkan, bahwa pengembangan sumber daya manusia baik secara mikro maupun secara makro pada hakikatnya adalah merupakan upaya untuk merealisasikan semua kebutuhan.
Berbeda dengan Birokrasi saat ini dalam melaksanakan pemetaan kebutuhan Diklat belum berdasarkan pada Visi, Misi organisasi. Contoh : Jenis dan jumlah Diklat direncanakan hanya berdasar informasi yang diterima dengan tidak dianalisis lebih mendalam agar sesuai dengan kebutuhan prioritas organisasi. Pengembangan sumber daya manusia adalah suatu condition sine quanon, suatu kondisi yang harus ada dan terjadi di suatu organisasi. Namun demikian dalam pelaksanaan pengembangan sumber daya manusia ini perlu mempertimbangkan faktor-faktor baik dari dalam diri organisasi itu sendiri maupun dari luar organisasi yang bersangkutan, Notoatmodjo mengatakan, sebaiknya dalam melakukan pemetaan kebutuhan harus mempertimbangkan pada

Faktor Internal :

Misi dan Tujuan Organisasi :
Setiap organisasi mempunyai misi dan tujuan yang ingin dicapainya. Untuk mencapai tujuan ini diperlukan perencanaan yang baik, serta implementasi perencanaan tersebut secara tepat. Tidak berlebihan apabila saat ini dijumpai adanya pegawai di lingkungan Birokrasi yang justru proaktif melakukan pendekatan kepada atasannya untuk misalnya, minta diikutkan training, pelatihan bidang tertentu dan sebagainya.

Strategi Pencapaian Tujuan :
Misi dan tujuan suatu organisasi mungkin mempunyai persamaan dengan organisasi lain, tetapi strategi untuk mencapai misi dan tujuan tersebut berbeda. Oleh sebab itu perlu ada parameter yang jelas atau diperjelas secara rinci batasan-batasannya. Hal ini diperlukan agar tidak terjadi deviasi antara yang dikehendaki oleh pemerintah dengan kondisi SDM yang ada. Kejelasan mengenai batasan setiap parameter atau requirement juga sangat diperlukan agar strategi pemetaan kebutuhaan yang dilakukan oleh birokrasi bisa dilakukan dengan seobyektif mungkin.

Sifat dan Jenis Kegiatan :
Sifat dan jenis kegiatan organisasi sangat penting pengaruhnya terhadap pengembangan SDM dalam organisasi yang bersangkutan. Suatu organisasi yang sebagian besar melaksanakan kegiatan teknis, maka pola pengembangan SDM-nya akan berbeda dengan organisasi yang bersifat ilmiah misalnya. Demikian pula strategi dan program pengembangan SDM akan berbeda antara kegiatannya memerlukan inovasi dan kreatif.

Jenis Teknologi yang Digunakan :
Pengembangan SDM disini diperlukan, untuk mempersiapkan tenaga guna menangani pengoperasian teknologi itu, atau mungkin untuk menangani terjadinya otomatisasi kegiatan-kegiatan yang semula dilakukan oleh manusia. Birokrasi (terutama ditempat penulis bekerja) dalam mengelola pemetaan kebutuhan Diklat masih menggunakan cara-cara manual sehingga sering ditemukan seorang yang sudah mengikuti Diklat, dipanggil kembali dengan jenis Diklat yang sama. Atau pegawai yang sudah meninggal masih dipanggil untuk mengikuti Diklat tertentu.

Faktor Eksternal :
Kurangnya kerjasama yang erat antar instansi atau unit terkait mengakibatkan terhambatnya pola pemetaan kebutuhan sesuai dengan yang diharapkan. Kerjasama ini dibutuhkan untuk memperoleh informasi yang lengkap berkaitan dengan Diklat itu sendiri. Menurut Notoatmodjo, sebaiknya dalam melakukan pemetaan kebutuhan Diklat juga harus mempertimbangkan pada beberapa hal sebagai berikut :

Kebijakan Pemerintah :
Kebijaksanaan-kebijaksanaan pemerintah, baik yang dikeluarkan melalui perundang-undangan, peraturan-peraturan pemerintah, surat-surat keputusan menteri dan pejabat pemerintah, dan sebagainya adalah merupakan arahan yang harus diperhitungkan oleh organisasi.

Sosio Budaya Masyarakat :

Organisasi apapun didirikan untuk kepentingan masyarakat yang mempunyai latar belakang sosio-budaya yang berbeda-beda. Oleh sebab itu dalam mengembangkan sumber daya dalam suatu organisasi faktor ini perlu dikembangkan.

Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi :
Organisasi harus mampu untuk memilih teknologi yang tepat untuk organisasinya. Untuk itu maka kemampuan karyawan organisasi harus diadaptasikan dengan kondisi tersebut. [cht]

Soekidjo Notoatmodjo, Pengembangan Sumber Daya Manusia, Cetakan ketiga, Jakarta, Rineka Cipta, 2003, hal. 2
Soekidjo Notoatmodjo, Ibid., hal. 5 - 9
Soekidjo Notoatmodjo, Ibid., hal. 10 – 12

Profil Blogger

Saya dilahirkan di kota yang terkenal dengan alcatraz-nya Indonesia... (NK - Cilacap), pendidikan mulai dari SD sampai dengan SMK (STM waktu itu) dihabiskan di Cilacap. Selanjutnya sejak 1991 merantau ke Jakarta untuk mengadu nasib. Sampai akhirnya bisa diterima dan bekerja di lingkungan birokrasi pemerintahan serta dapat menuntaskan Program Pendidikan Diploma III Administrasi Perkantoran dan Sekretari serta Program Sarjana di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik - Universitas Indonesia. Memiliki Isteri yang berasal dari Pulau Garam (Madura) kelahiran Jakarta. Itu sekilas informasi tentang blogger, terima kasih. [cht]